Arti Motorie e piattaforme Federali convenzionate - Documentazione : Aiuto

Associazioni - Perche' usare la piattaforma

Come Funziona la gestione per le Associazioni

Associazioni - Perche' usare la piattaforma
ASSOCIAZIONI - COSA POSSONO FARE

Livello Locale :
Associazioni, Palestre, Circoli, e tutte quelle realtà che hanno al loro interno una funzione didattico / motoria possono richiedere l'accesso alla piattaforma, tramite apposita form situata direttamente nella piattaforma indipendente “ARTI MOTORIE” o nelle piattaforme degli Enti di Promozione / Federazioni, Gruppi Associativi, convenzionati.
Per accedere sono necessarie due codici : l'identificativo della propria Associazione e la password personale.Immagine 6 Compilando gli appositi campi e confermando la documentazione riguardante la legge sulla privacy, nel giro di poche ore verrà comunicato alla Associazione richiedente e in modo completamente gratuito sia l' ID che la password. La gestione della palestra/Associazione è demandata direttamente al suo proprietario o chi per esso. Nessuno può interagire all'interno dell'area codificata e di uso esclusivo della palestra/Associazione.
Tutti i servizi che riguardano la piattaforma ARTI MOTORIE come i servizi sulle piattaforme web convenzionate sono completamente gratuiti. Pertanto per l'accesso alla Piattaforma di Arti Motorie non è richiesta nessuna affiliazione o contratto ( è solo uno strumento) .
E' facoltà del webmaster sospendere il servizio per quelle Associazioni che non si comportano correttamente nell'uso della piattaforma web disponibile.

AFFILIAZIONE A FEDERAZIONI / ENTI DI PROMOZIONE / GRUPPI ASSOCIATIVI
Ad esclusione della piattaforma ARTI MOTORIE che non necessita di alcun tesseramento o affiliazione, se lo desiderate potrete effettuare la richiesta per ottenere l'Affiliazione della Vostra Società in automatico ad una delle Federazioni / Enti di promozione desiderati che risultino convenzionati con la piattaforma.
Per le eventuali iscrizioni a Federazioni / Enti di Promozione /Gruppi Associativi, è stata data la possibilità di memorizzare tutti gli Atleti della Vostra Associazione, iscrivendo alla Federazione solo quelli che lo desiderano. Solo i nominativi tesserati risultano visibili all'Ente selezionato. In realtà voi potete tesserare i vostri Associati ( tutti o in parte) anche a più Enti contemporaneamente Per tutti i nominativi non iscritti alla o alle varie Federazioni scelte durante l'anno, la loro gestione e la loro visualizzazione rimangono strettamente di vostro assoluto controllo, e non risultano esternamente visibili.

PRIVACY
L'associazione che inserisce i dati nel web deve sottoscrivere e successivamente far recapitare alla piattaforma/e in cui risulta iscritta, il modulo globale della privacy, in cui sostanzialmente dichiara di essere in possesso delle autorizzazioni individuali sottoscritte da tutti i suoi associati che compaiono nell'elenco dei Soci dell'Associazione su web, che la autorizzano a disporre dei propri personali dati anagrafici nel modo in cui la legge e la dichiarazione sottoscritta gli sono consentite. Il documento / modulo di consenso personale da far firmare ai propri associati, viene redatto in automatico dalla piattaforma e l'Associazione /Palestra è tenuta a farlo firmare dall'Associato (o chi per esso se trattasi di minore), e a tenere nella propria sede Sociale l'apposito registro. Ricordiamo che questa autorizzazione è necessaria per legge anche da chi non utilizza supporti informatici, ma che abbia comunque un elenco soci, con dati anagrafici su supporto cartaceo.

CESSAZIONE ATTIVITA'
Nel caso in cui l'Associazione per svariate ragioni cessi di esistere, il responsabile è tenuto a comunicare l'avvenuta cessazione all'indirizzo info.contiero@gmail.com dichiarando la data di cessazione.
E' possibile il trasferimento in automatico degli allievi ad altre Associazioni o ad una nuova Associazione,recuperando così tutti gli inserimenti precedenti e tutto lo storico del nominativo. Per ottenere questo servizio la palestra interessata deve fornire i nominativi all'indirizzo info.contiero@gmail.com e dare le nuove destinazioni. E' necessario anche che la palestra ricevente invii la propria conferma scritta sempre a info.contiero@gmail.com , accettando il trasferimento dei nominativi presso la propria organizzazione.

CAMBIO NOME DELL'ASSOCIAZIONE
l'Associazione può cambiare autonomamente il proprio nome, recapito ecc.. in ogni momento, pur continuando ad avere lo stesso ID. Per un cambio radicale è necessario chiedere la dismissione della vecchia Società e fornire il nuovo nominativo chiedendo nel contempo il trasferimento dei propri dati. Il servizio è gratuito.

GESTIONE
La gestione gratuita comprende :
1) L'anagrafica completa ( Attivi, Non attivi ) dei soci/atleti
2) L'anagrafica della Società ( con tutte le informazioni necessarie al collegamento con eventuali Federazioni/Enti di Promozione)
3) Gestione comunicazioni (mail, allegati)
4) Gestione e servizi su corsi proposti dall'Associazione/Palestra e sulle normative gestionali
5) Interazione con gli eventi proposti ( sia eventi personali che eventi provenienti dall'esterno )
6) Integrazione e utilizzo dei dati con le Federazioni / Enti di Promozione convenzionate
In particolare :

ANAGRAFICA SOCI
Permette la memorizzazione di tutti i dati che servono alla gestione di un atleta, come il peso, l'altezza, il grado la disciplina praticata, il certificato medico, il codice fiscale eccImmagine 2.
Ogni atleta all'interno dell'anagrafica ha a disposizione sino a tre discipline , che vengono gestite ogni una con il loro grado , qualifica ecc... Vi sono diverse possibilità di operatività, come la modifica/aggiornamento dei dati, il controllo sulla scadenza del certificato medico. La ricerca delle informazioni avviene in modo semplice e con diverse opzioni.
L'Associazione può compilare la richiesta di affiliazione del nominativo/socio/atleta alla propria Associazione in automatico, così come la gestione/stampa della privacy. Tutti i nominativi inscritti possono essere visti esclusivamente dal titolare dei dati ( ovvero dall'Associazione che ne è proprietaria).
Sono attualmente allo studio funzionalità aggiuntive sul web per un maggiore controllo e gestione dei dati ritenuti utili al titolare dell'Associazione / Palestra, per il normale funzionamento della medesima anche in ambito fiscale e gestionale. Da ricordare che la gestione è possibile anche da strumenti quotidiani come Tablet, cellulari ecc... quindi diventa un comodo aiuto anche direttamente nei locali adibiti all'attività motoria, come le palestre Comunali. ( è naturalmente necessario essere connessi ad internet )

ANAGRAFICA DELLA SOCIETA'
Molto esaustiva risulta l'anagrafica della Società. Sono stati predisposti campi che rispecchiano le richieste formali che normalmente vengono formulate dagli Enti di Promozione/ Federazioni per una corretta approvazione al registro CONI. Inoltre l'anagrafica Societaria, è in grado di gestire con facilità la divisione dei ruoli all'interno dell'Associazione/ Palestra ( dirigenti, tecnici, collaboratori ecc...) In questo modo possono avvenire ricerche a gruppi necessari per le svariate operazioni di comunicazione. Immagine 3
Permette con facilità la modifica / integrazione di tutti i parametri che servono di interscambio dei dati con gli eventuali Enti di Promozione/Federazioni. Inoltre alcuni dei dati informativi vengono evidenziati nella gestione degli eventi ed abbinati agli Atleti di appartenenza.

COSA SI PUO' FARE CON L'ACCESSO ALLA PIATTAFORMA
1) Inserimento / modifica dati anagrafici del Socio
----Inserimento tipologia di iscrizione del nominativo ( socio,Tesserato o semplice nominativo generico)
2) Inserimento / modifica dei parametri del Socio collegati alla tipologia di sport praticato
--- Gestione del certificato medico (es. controllo scadenza con avviso in automatico tramite mail al Socio)
--- Gestione del livello di pratica ( agonista, praticante ecc...)
--- Inserimento / modifica del grado
--- Inserimento / modifica delle qualifiche
3) Inserimento / Modifica delle mansioni del Socio all'interno dell'Associazione:
--- Presidente, Vice-Presidente, Direttore tecnico, Consigliere, ecc...
4) Gestione/memorizzazione di mail interne ( + allegati) con selezione automatica dei gruppi
5) Gestione/memorizzazione di mail verso le Segreterie Regionali/Nazionali ( + allegati )
6) Visualizzazione/stampa riepilogo selezionato iscritti ( Attivi, Non Attivi, Tutti)
7) Stampa libro Soci Attivi
----Stampa Elenco semplici Tesserati non soci dell'Associazione
----Stampa Soci/ Tesserati
----Stampa Elenco Tesserati all'Ente di promozione selezionato
----Stampa elenco nominativi ancora in elenco ma non piu' attivi
8) Stampa autorizzazione alla Privacy per i nuovi Soci
9) Stampa automatica per la richiesta di affiliazione alla Associazione da parte di nuovi Soci
----Stampa lettera di richiesta dimissioni volontarie dalla carica di Socio
10) Inserimento e stampa riepilogo Tesseramenti alla eventuale Federazione ( anche divisi per data e/o globali )
11) Tesseramenti e affiliazione on-line se accettati dall'Ente di riferimento
12) Interazione con gli eventi in calendario:
--- Ricezione dell'avviso automatico settimanale degli eventi attivi in calendario
--- Iscrizione e stampa riepilogo Atleti che partecipano ad un evento selezionato
--- Stampa automatica del documento di scarico responsabilità per i minori
--- Richiesta di inserimento/modifica e pubblicazione di un evento proprio
--- Visualizzazione/ Stampa riepilogo di tutti gli iscritti al proprio evento suddiviso per età, grado, eventuale peso ecc..

SERVIZI GENERALI AGGIUNTIVI GRATUITI PREVISTI A BREVE
1) Stampa delle Tessere Sociali con supporto codice a barre.
2) Stampa dei documenti di servizio :
--- Documento per crediti Formativi per i ragazzi che frequentano le scuole
--- Documento per scarico fiscale dell'importo/costo dei corsi
3) Inserimento/modifica/stampa del curriculum sportivo del Socio ( una sorta di Budo Pass)
4) Gestione del Dare/Avere del Socio per le attività svolte all'interno dell'Associazione con possibilità di invio in
- automatico (tramite mail ) della ricevuta
5) Stampa del documento di Affiliazione all'Ente ( se approvato dall'Ente selezionato) per l'anno in corso

IN PARTICOLARE RIGUARDO AGLI EVENTI
Proporre e avere la possibilità di gestire un vostro evento con stampe riepilogative degli iscritti secondo le modalità previste e con i documenti necessari e previsti (vedi ad esempio la liberatoria da rischio o manleva)Immagine 4
Ricevere con cadenza settimanale gli avvisi per gli eventi in corso Utilizzare i dati inseriti per effettuare / ricevere le iscrizioni agli eventi OPEN e di Federazione
Permette con una procedura guidata di richiedere l'inserimento di un proprio evento, e di implementarlo con locandine.
Si aggiunge a questo la possibilità di gestire l'evento proposto in modo efficace e semplice, effettuando stampe riepilogative ( PDF e/o XLS) già suddivise per tipologia di gara, età, grado,ecc...sono comprese anche la gestione e le relative stampe che riguardano l'organico dei tecnici, arbitri, e collaboratori.
L'evento viene visualizzato in modo chiaro e comprensivo anche nella parte logistica. Il programma controlla tutto, certificato medico, età, grado, eventuale peso e altezza. In caso di variazioni delle gare costrette da iscrizioni insufficienti o in esubero su determinate categorie, il programma è in grado di ri-aggiornare con “accorpamenti “ o “divisioni” le categorie predisposte, anche all'ultimo momento.
In questo caso la compilazione anche manuale dei tabelloni di gara risulta scorrevole e veloce. Immagine 5
E' in preparazione anche la gestione automatizzata dei tabelloni e della stampa dei relativi supporti cartacei per
i giudici di tavolo. In aggiunta viene fornito anche il supporto per la condivisione dei risultati. E da notare che gli avvisi interattivi riguardanti gli eventi in calendario saranno inviati settimanalmente in automatico dal sistema a tutti gli indirizzi mail inseriti in ogni Associazione/Palestra indipendentemente dalla sua ubicazione territoriale, pertanto la visibilità dell'evento diventa molto ampia.
Gli eventi stessi saranno organizzati e privilegiati in priorità esecutiva che dipenderà dalla valenza dell'evento :

Gli eventi possono essere di due tipi :
Evento Interno esclusivo per le Affiliate dell'Ente organizzatore ..oppure
Evento Open, cioè aperto a qualsiasi Ente.

Inoltre gli eventi sono suddivisi per livello di importanza:
Evento Locale
Evento Provinciale
Evento Regionale
Evento Nazionale
Evento Internazionale

EVENTI OPEN
L'Associazione/Palestra, può con semplici conferme aderire con i suoi atleti, a tutti gli eventi OPEN proposti, in qualunque calendario si trovino. ( su ARTI MOTORIE vengono dirottati tutti gli eventi Open provenienti da qualsiasi Federazione/Ente di Promozione/Gruppo Associativo che sia convenzionato con la Piattaforma e che naturalmente sia in possesso di una sua Piattaforma ) Il programma darà in automatico la selezione alle specifiche gare non permettendo una iscrizione non conforme all'età, al grado e alla tipologia dell'atleta. Basta errori di digitazione e di selezione.
Se l'atleta è un minore attiverà di default la stampa per la “Manleva” o scarico di responsabilità , automaticamente riferita all'evento. Se il certificato medico di un atleta al momento della gara risulta scaduto lo segnalerà sia su stampa che a video. L'adesione agli eventi non avrà nessun costo di gestione che riguardi la piattaforma. La possibilità di iscrizione dell'Atleta a più gare all'interno della stessa manifestazione potrà essere gestita in automatico, verrà richiesto all'Ente che organizza la gara il numero massimo di gare a cui l'Atleta potrà partecipare all'interno della stessa manifestazione/evento. Il numero ha attualmente un range da 1 a 6

IN GENERALE
Chiunque può effettuare le pre - iscrizioni agli eventi e ricavarne in automatico una stampa già ordinata da tenersi per uso interno ( il gestore dell'evento scarica direttamente gli iscritti dalla sua postazione )-Trattasi in effetti di pre - iscrizioni in quanto è solo la presenza fisica dell'atleta alla manifestazione, completo di tutti i dati corretti (vedi ad esempio il certificato medico valido o il versamento della quota pattuita) che garantisce l'iscrizione effettiva dell'atleta alla manifestazione effettuandone la conferma sul posto.